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GRANDITは、Web-ERPやグローバルERPといったコンセプトをベースに、これまでのERPにはない斬新な機能を充実させています。Webをベースにしたからこそ効果的に実現できた機能も含まれます。その中から特長的な機能をいくつかご紹介します。
企業活動エリアが広域化する中、ワークフローによる電子承認機能の導入機運は高まっています。これまでは基幹業務とは別個にワークフロー機能を外付け導入するケースが多く、いわゆる3大ワークフローと呼ばれる交通費精算、勤怠管理、稟議回覧の事例が中心でした。しかし、このような「稟議承認システム」だけでは企業トータルの業務改善にはなりません。そのため現在では、従来型の電子承認機能に加え、基幹業務システムとシームレスに連携することで業務に必要とされる承認行為もカバーするケースが増えています。
その際、ネックとなっているのがインターフェースです。交通費精算や勤怠管理と違い、基幹業務システムの電子承認をスムーズに行うには、業務システム側も変えなければなりません。業務伝票の承認は、業務DBの構造や次工程への業務推移と密接に関連しているので、交通費精算のように単独の伝票を作成してツールで回覧するほど単純には行きません。
そこでGRANDITでは、ERPの基幹業務にワークフロー機能を標準搭載した「With WF(ワークフロー)」という新しい発想を取り入れました。最初から業務システムと電子承認を一緒に設計しているので、ユーザーに余計な作業を強いることもありません。例えば、通常のワークフローでは、伝票入力後に誰に回覧するかをいちいち指定しなければなりません。GRANDITではあらかじめ設定した承認ルートマスタに従い、決裁権限に応じて自動的に承認者が設定されるのです。また、決裁されるまでは次工程に進めないなどのプロテクトもかけられるようになっています。
GRANDITのワークフローは、下表のような機能要件を満たすように作成されています。基幹業務と一緒に設計・作成されているので、世の中一般の業務運用に柔軟に適用できるよう、きめ細やかな機能構成となっていることがお分かりいただけると思います。
| 機能要件 | 内容 |
|---|---|
| 対象伝票の選択 | 伝票単位でWF(ワークフロー)の実施する、しないを指定できる |
| 対象部門の選択 | 部門単位でWF(ワークフロー)の実施する、しないを指定できる |
| 自動WF転送 | 伝票入力すれば、自動的にWFに載る |
| 自動ルート決定 | 伝票種別と金額により決裁権限を判断し承認ルートも決まる |
| 承認ルート変更 | 必要に応じて承認ルートを伝票単位で変更できる |
| 承認状況一覧 | いつ、どこまで承認され、誰で止まっているか一目で分かる |
| 承認待ち表示 | ログイン時に承認待ち件数が表示され、承認画面に移行できる |
| 決裁通知 | 決裁時に申請者にWebやメールで通知ができる |
| 添付ファイル | 補足資料として電子ファイルを添付できる |
| 台紙添付 | 電子ファイルだけでなく、台紙を出力して証憑を添付できる |
| 業務への連携 | 決裁前の場合は、次の業務に流れないなど歯止めを付けられる |
| 水平代理承認 | 課長が不在のときに課長代理などが代理承認可能 |
| 垂直代理承認 | 課長が不在のときに部長など上位者が代理承認可能 |
| 承認パターン | 承認、合議、報告の3パターンを設定可能 |
| 承認モード | 申請、保留、途中、決裁、差戻の5モードで制御 |
| コメント付記 | 申請、承認、決裁、差戻の際に、各自コメントを付けられる |
| 保留機能 | 伝票入力時に、まだWF(ワークフロー)に載せないように保留もできる |
下図はGRANDITのワークフロー機能構成を表したものです。ワークフロー部分は共通モジュールとして実装されており、基幹業務システムの各伝票と統一インターフェースでやり取りできます。経費や見積、受注などの伝票入力を作成すると、自動的にワークフローに承認依頼データとして流れます。この際、あらかじめ登録しているルール設定に従い、伝票金額などに応じて誰と誰に回覧されるかが自動設定されます。申請者は、必要に応じて承認ルートを変更したり、添付資料を付加することも可能です。承認者は、下の画面のような承認画面を開き承認待ち伝票を参照し、承認/代理承認や差戻しなどを行います。この際、コメントなどを付加して回覧することも可能です。
GRANDITの伝票には、下図のように申請、途中、決裁、差戻、保留という5つの承認モードが用意されています。これらのモードにより、決裁されるまで次工程の作業に行けない、決裁された伝票は他の担当者は参照しかできない、決裁後に金額修正したら再申請となるなど細かなコントロールも行えます。
