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契約書管理
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内部統制を実現する為には、証跡の管理徹底が欠かせません。従来、過去の契約を遡って確認する際、様々な問題点があります。「契約内容をすぐに確認したいが原本が手元にない！」「この請求の根拠が知りたいがどの契約かすぐにわからない」「この契約書が更新されたのはいつ？」「契約書に基づくはずの請求処理を忘れた。」「契約書の紛失、不正な持ち出し、利用を禁止したいが人手がかかる」「夜間、休日は見れないようにしたいが。」このような課題をいち早く解決するためのシステムとして、「契約書管理システム」をご紹介致します。
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技術文書管理
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製造業・メーカーなどの企業において、研究・技術文書といったきわめて重要な情報資産は、機密性、安全性を優先して管理する必要があります。しかし、一方で登録負荷やセキュリティ管理の増大を極力抑え、ユーザが無理なく活用できるシステム管理が必要となります。インフォコムでは、文書管理システムMyQuickがもつ豊富な機能と、これまで培ってきた様々な業務ノウハウを活用し、研究・技術文書を管理する最適なドキュメントソリューションをご提案しています。
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証憑管理
紙文書の電子化環境の構築
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販売業務などにおいて取引先から受領する注文書や受取書といった証憑書類は、従来は紙でやり取りされ、原本は7年間の保存義務が法律により定められております。2008年度からは、財務監査だけでなく、内部統制評価や監査に伴うサンプリング業務でも過去の証憑を照会する事が必要となり、アクセシビジティやリードタイムの短縮が最重要課題となっております。その対応として、原本のライフサイクル管理と連動してスキャナや複合機により証憑書類をイメージファイル化して、いつでも検索、照会、活用できるようにする事で、前述の業務負荷を大幅に軽減する事が可能となります。
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機密文書管理
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昨今、情報がデータ化され、容易に持ち出しができる環境になった反面、企業や団体の内部から、顧客情報や個人情報が不正に持ち出される事件が多発しています。それに対して企業や団体は、様々なセキュリティ対策を施しますが、結果としてデータ活用を阻害する形となっているのが現状です。すなわち、データ種別やセキュリティポリシに応じて管理体系を適用させる事が重要です。たとえば、契約書などの最重要機密文書は適切なアクセス制御を行い、また、暗号化等の対応により、持ち出しができない環境にする一方で、提案書等の二次活用可能なデータは、アクセス制御は行うが、暗号化までは必要ない等の対応がシステムによって自動運用されている必要があります。
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会社概要
