ユーザ事例｜文書管理/電子帳票/BI[インフォコム株式会社]

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　日東電工株式会社　技術報告書管理システム
掲載日：2009年7月28日
　全社に分散された技術情報を短期間で一元管理、横断活用
事業のあるべき姿として「グローバルニッチトップ」を目指して成長を続けられている日東電工株式会社では、各部門に散在した技術情報を統合し、全社横断的に有効活用する仕組み作りが急務の課題でした。そこで２００４年４月、その課題を解決しさらに付加価値を高めた全社技術情報管理システムの構築を実施、全社的に利用を開始されました。
ユーザプロファイル
・　ユーザ社名
日東電工株式会社
日東電工株式会社
設立 1918年10月25日
資本金 267億円
（東証1部、大証1部）
売上高 3,783億円（2009年3月期）
従業員数 5,391名
粘着技術や塗工技術などの基盤技術をベースに、シートやフィルム状のものに様々な機能を付加し、液晶用光学フィルムや自動車用部品、海水淡水化膜や経皮吸収型テープ製剤など、グローバルに幅広い分野で数々の製品を手掛ける。
・　導入製品
　ドキュメント管理システム
　　　　　　　　　　　 「MyQuick」
・　対象文書
　技術報告書
・　利用規模

　800名
　システム構成図
　こちらをご参照下さい。
・　選定のポイント
  • 回覧機能の標準装備
  • PDFセキュリティ機能の組込み
    　　が容易
  • 全社技術情報システムとして
    　　の導入実績
    • ・　導入メリット
  • 報告書の登録業務のスピード
    　　アップ
  • 報告書の勝手な持ち出しを
    　　防止
  • 報告書本文の閲覧権がない
    　　場合、システムにて複写要求
    　　が可能
    		•



    　　■導入の経緯
    日東電工株式会社における技術報告書管理は、文書管理システムを導入する以前は下記のとおりでした。まず、全国7箇所の事業所にいる研究開発者が、報告書を作成し紙に印刷する。さらに、報告書を上司に回覧し、承認を得る。承認を得た文書はキャビネットに保管し、報告書番号・タイトル・要旨などの情報のみノーツデータベースに登録。資料を探す際は、ノーツデータベースを検索する。また、報告書の原本は各拠点毎に保存されていました。
    　 このような運用状況において、報告書の回覧状況が把握できない、ノーツデータベースが拠点単位に存在する為、全社の報告書を対象とした横断的な検索ができない、報告書の詳細内容などからの検索が行なえず、検索に限界がある、さらには、必要な情報が検索されても、原本がすぐに確認できない、といった問題が蓄積されていきました。
    　 このような課題を解決するために、各拠点を横断した技術情報蓄積と共有、紙の情報から電子データの情報への変革、適切なセキュリティの保持、報告書作成業務の効率化といった目的から、文書管理システムの検討がなされる事になりました。
    　　■導入効果
    　文書管理システム構築において、数多くの製品と比較した結果、高速な全文検索機能、文書回覧機能の標準装備、PDFセキュリティ機能の組込みが容易な事、Wordテンプレートを利用した運用構築、全社文書管理システムとしての実績などが評価され、インフォコム株式会社の「MyQuick」が選定されました。
    　 MyQuickには必要な機能がほぼ標準で網羅されており、短期間でのシステム構築が実現可能でした。今回のシステム導入により、全社を横断した技術情報の収集と検索活用が可能となっただけでなく、報告書の登録業務のスピードアップが図れた事も評価されています。加えて、報告書のファイル形式であるPDFに適切なセキュリティが付与されており、勝手な持ち出しが出来なくなりました。無論、報告書本文の閲覧権がない場合でも、システムにて複写要求が出来る点もポイントでした。
    　　■現在の利用状況と今後の予定
    　文書管理システム導入後の運用は右上図の通り。まず、各担当者が、固定の報告書表紙Wordテンプレートと報告書本文ファイルを作成、Webに添付入力。それぞれの拠点の承認ルートで報告書が回覧。報告書は表紙含め一つのPDF形式に自動変換。各拠点で承認された報告書は、横断的に全社で検索することが可能。なお、PDF化された報告書は原則的に閲覧のみで、印刷やPCへの保存はできない仕組みとなっています。
    　 「本番稼動後もシステムトラブルや利用者からのクレームも殆どなく順調に稼動しています。技術報告書の他、ISO文書管理など、MｙQuickの標準機能を利用してシステム化を図っており、今後も利用の拡大を検討していく予定です。」
    　 　

    　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※記載されている会社名・製品名・ロゴ等は、各社の登録商標または商標です。