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MyQuick契約書管理モデル

契約書管理の課題  MyQuick契約書管理モデルとは? MyQuick契約書管理モデルの機能

契約書管理の課題 契約書の管理でお困りではありませんか?

業務で発生する様々な契約書をきちんと管理できていますか?契約書は通常、紙でやりとりする事が多く、 業務と切り離された状態で一括管理したとしても、活用されないままとなるケースが多く見受けられます。 探し出す事が大変だったり、保管場所が契約書によってばらばらになったり、関連する契約書がすぐに見つからないといった課題がある為です。

しかし、業務プロセスに適合した契約書管理のシステム化を行う事で、これらの課題を解決するだけでなく、紛失や漏洩のリスクを軽減し、期限管理を厳格化し、業務効率を飛躍的に向上させる事が可能となります。


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MyQuick 契約書管理モデルとは?

ドキュメント管理システム「MyQuick」を活用し、日々の販売業務や購買業務で発生する契約書を効率良くセキュアに管理するだけでなく、契約情報を文書と関連付けて管理し、漏れのない契約更新や契約修正などでの迅速な問い合わせ対応を実現したモデルです。文書管理に必要不可欠な機能に加え、業務のノウハウを蓄積し、テンプレートを提供する事で短期間に運用を開始する事が可能です。

MyQuick 契約書管理メリット

1

締結期限が間近に迫っている契約書を、システムがメールで担当者へ通知をします。
これにより、自動更新をしてしまうというリスクの軽減が可能です。

2

「過去に結んだ契約書の文面を、他で利用したい・・・」とき、過去データの全文検索が可能です。過去事例を探し、これまでのデータを再利用できる環境をご用意します。

3

また、検索した結果をエクセルに出力が可能です。これにより、【A会社との契約一覧】や、【基本契約締結済み会社一覧】などのリストを作成し、業務の効率化を促進します。

4

メールにファイルを添付してのやり取りでなく、システムでのファイルの共有を実現します。 誤送付の危険性を軽減し、だれがいつ見たかが記録に残るため、内部統制強化に最適です。


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契約書管理の課題 契約書の管理でお困りではありませんか?

ユーザ機能

  • 相手先名称、分類、関係するキーワードでの簡単な検索機能
  • 自動アラート(満了/更新、破棄)・・・満了・更新時期の自動お知らせ機能
  • 自動分類機能(相手先会社名、各種分類、契約期間など様々な属性情報をもとにフォルダ分類)
  • ワークフロー機能(文書公開までの承認をワークフロー機能で実現可能)
  • 使いやすい画面(利用用途、業務、利用者レベルにあわせカスタマイズが可能)

管理機能

  • バージョン管理(データを上書きしないので、ファイル名に日付をつけて管理する必要がありません。)
  • 無効契約書のリストアップ機能
  • 利用ログ管理(閲覧・更新)
  • 基幹システムと連携した契約情報の自動登録機能(稟議システム、他)※個別カスタマイズ対応

既存システムのデータ移行が容易
これまで契約書を管理していたエクセルデータや、スキャニングした電子ファイルを取り込むための モジュールもご用意しております。また、ユーザIDやパスワードも他システムからの取り込みが可能です。
システムの拡張性
契約書以外にも、様々な業務文書を管理する事が可能です。必要に応じて管理用テンプレート を用意していますので、構築期間が短期間で済みます。

<契約書以外の管理対象文書> ※下記以外にもあります

  • 規程書類(社内業務規程、業務マニュアル類)
  • 通達書類(社内通達、業務通達、取引からの通達)
  • 技術書類(技術研究文書、文献、研究資料etc・・・)
  • 証憑書類(注文書、検収書、請求書etc・・・)

【画面イメージ】

検索結果一覧画面

検索結果詳細画面

活用イメージ


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