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文書管理ソリューション 導入メリット 小さく始めて大きく活用を目指す。本当に利用される文書管理システムへ

文書管理システムの導入目的は、文書の登録ではなく、

文書を探し出して活用することです。

そのため、MyQuickでは「いかに簡単に文書を登録できるか」と、「目的の文書を探せること」を追求しております。

文書管理でこんなお悩みありませんか?
  • とにかく検索に時間がかかり、目的の文書が探せない
  • 文書に変更を加えたら、関係者に必ず見てほしい
  • バージョン違いの版の管理が大変。
    どれが最新か分からない
  • 担当が異動したら、
    どこに何があるのか分からない
  • 絶対漏らしたくない情報は、
    限られた人にしか保存、印刷させたくない

インフォコム文書管理ソリューションが解決いたします!

ネットワーク共有/検索機能による文書検索時間の短縮
メール通知機能による、情報の周知徹底
バージョン管理機能による、

文書管理業務の煩雑化を解消
情報漏えい対策により社内の重要文書の安全を確保

ネットワーク共有/検索機能による文書検索時間の短縮

文書情報を社内ネットワーク上で共有化することで、1つの情報に対し、遠隔地からも複数名が同時閲覧できるようにし、 また、各種検索機能により必要時に必要な情報を、簡単かつ迅速に取り出せるようにします。
これにより、急な事態においてもすばやく・正確に対応するための情報基盤とすることができます。

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メール通知機能による、情報の周知徹底

改廃通知をシステム化することで、所轄関係者が確実に情報入手できるようにします。
通知先が閲覧していない場合は勧告を出し、情報の周知徹底をはかります。

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バージョン管理機能による、文書管理業務の煩雑化を解消

どれが最新版かわかりづらく、結果的に古い文書を見て作業等実施してしまうケースを未然に防止します。
改廃履歴管理をシステム化することで、別台帳での履歴管理、回覧するための社内持ち運び、書棚保管などの煩雑作業を解消し、また、文書の紛失も未然に防止します。

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情報漏えい対策により社内の重要文書の安全を確保

ファイルの暗号化、保存不可、印刷不可設定により操作ミスによって情報漏えいするリスクを削減します。
誰がどのファイルを印刷したり、保存したかが特定できるため情報漏えい原因を特定できます。

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