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導入事例

6社の内部統制文書管理・評価支援ツールを比較検討して、MyQuick-ICMを採用。少数の内部統制プロジェクトメンバーで管理・運用を実現。

理想科学工業株式会社様

業種機械/OA機器
機械


導入サービス:MyQuick
理想科学工業株式会社様

事務用印刷機メーカーの理想科学工業株式会社様では、J-SOX業務の運用負荷軽減に向けて、内部統制監査運用ソリューション「MyQuick-ICM」を導入した。その経緯について内部統制推進部 部長の佐々木直氏と経営企画部 経営企画課 課長の原誠氏に詳しく聞いた。

理想科学工業様の概要について

理想科学工業様の概要について教えてください。

理想科学工業様は、昭和21(1946)年の創業以来、一貫して「世界に類のないものを創る」という開発ポリシーのもと、プリントワークを革新する製品・サービスを世界150国以上で提供しております。主力製品であるインクジェット方式の高速カラープリンター「オルフィス」と、当社独自の孔版技術によるデジタル印刷機「リソグラフ」は、各方面で広くご活用いただいております。お客様への快適なプリント環境を提供すべく、開発・製造・販売の各部門が一体となって製品の開発・サービスの提供に努めております。

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導入の背景

理想科学工業様では、どのような背景から今回の導入に取り組まれたのでしょうか。

米国のSOX法にならい、日本においても上場企業に対して金融商品取引法に基づいた内部統制報告制度(J-SOX法(※1))が導入されることになりました。理想科学工業様でも2009年3月期決算から対象になるため、2006年12月に対応プロジェクトを発足し(専任メンバー数名)、外部のコンサルタントも含め調査をはじめました。その結果、国内営業拠点と海外子会社を合わせて、約2900の内部統制三文書の作成・更新と維持管理が必要であることがわかりました。文書数が多いため、人海戦術や既存の社内システムの流用では無理であると判断し、2007年2月よりJ-SOX業務システムの導入検討に取り組みました。

※1:財務報告に係る内部統制の有効性を評価した内部統制報告書を作成し、公認会計士又は監査法人の監査証明を受け有価証券報告書と共に開示しなければならない

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理想科学工業様ではMyQuick-ICMをどのように活用しているか

理想科学工業様ではMyQuick-ICMをどのように活用していますか。

理想科学工業様では、2007年度よりMyQuick-ICMを統制文書の管理と内部統制評価文書の管理で活用しています。

順に伺います、統制文書管理の具体的な活用とは。

理想科学工業様には、国内50拠点あまりと海外に19社のグループ子会社があります。それらからの3000近くにもおよぶ統制文書をMyQuick-ICMで収集し管理・運用を行っています。

続いて、内部統制評価文書管理の具体的な活用とは。

2007年の整備年度から内部統制の自己評価を行っており、MyQuick-ICMの評価文書管理機能を用いて統制文書のRCMから評価すべき項目をセットし、テストの依頼をします。後は各組織においてCSA(自己点検)を決められた手順で入力するよう連絡し、報告してもらっています。また、監査法人の監査作業を効率化する目的でMyQuick-ICMをインターネットを通じて監査法人に公開することにしました。


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なぜ、MyQuick-ICMを選んだのか

数ある製品の中から、MyQuick-ICMを選ばれた理由は何ですか。

理想科学工業様がMyQuick-ICMを選んだ理由は、性能と納期です。

まず、対応プロジェクトが外部のコンサルタントから、内部統制管理支援ツール候補3製品の情報をもらいました。それから、社内で色々と調査検討したところ候補が6製品となりました。導入製品の選定は社内主導で決めました。

あえて、社内主導で選定されたのは、なぜですか。

外部のコンサルタントからの情報は重要ですが、実際に使用する側の意見に重きをおくべきだと考え、あえて社内の5部門(対応プロジェクト・ISO担当部門・総務部・開発本部・情報システム部)で6製品について、比較・検討しました。その結果、MyQuick-ICMが当社の求める要件に最もあっていたので、採用となりました。

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予算なしの稟議書

J-SOXに伴う内部統制管理運用ツールに求めた要件とは何ですか。

選んだ理由と同じく、性能と納期です。簡単に申しますと乱暴な言い方になりますが、「やりたいことを早く稼働できる」ことが最重要でしたので予算取りがなされていない状態でしたが稟議書を起案しました。

予算なしの稟議書が通ることはあるのですか。

いいえ、通常ではありませんがJ-SOX法などへの法令遵守対策は、企業にとって後回しにすることの出来ない重要な課題ですので、予算なしの稟議書でしたが社会的責任の大きい経営陣からも了承いただけました。


国内と海外をあわせて6社の製品を比較検討

MyQuick-ICMを含め6社の製品について比較・検討されたとのことですが、選外となった製品 は、どのような点が御社の要望と合っていなかったのでしょうか?

今回、国産や外国製等の企業規模の大小を問わず、A社・B社・C社・D社・E社のさまざまな製品とインフォコム社のMyQuick-ICMを比較検討いたしました。A社〜E社が選定から外れた経緯は、以下の表のとおりです。

候補企業 外れた理由 要望等
A社 英語版が提供されてない 海外の子会社でも使用したい
B社 IE7に対応していない 社内のwebシステムに対応させたい
C社 カスタマイズが多すぎる 運用・管理の手間を少なくしたい
D社 データベースソフトの別購入が必要 大がかりなコストを費やしたくない
E社 納期に時間がかかる インフォコム社より2ヶ月ほど遅い
インフォコム社 相対的に要望をバランスよく満たしていたので採用

MyQuick-ICM導入後の評価

MyQuick-ICM導入後の評価についてお聞かせください。

MyQuick-ICMを実際に運用していく過程で、「文書管理のスムーズさ」、「負担の少なさ」、「運用が簡単」などの3点において好印象を持っています。

第一に「文書管理のスムーズさ」とは、通常だと3000近い文書の更新履歴などを管理することは大変なことですが、MyQuick-ICMを用いて一元管理することによりスムーズに業務が行われています。

第二の「負担の少なさ」とは、実際に数名の内部統制プロジェクトメンバーで業務の遅延や品質の低下することなく処理できています。

第三の「運用が簡単」とは、SEの手を借りることなくマニュアルを見ながら数名の内部統制プロジェクトメンバーで、運用できています。

MyQuick-ICMはどんな企業に向いているか

MyQuick-ICMはどんな企業に向いていると思いますか。

多くの企業に必要と思える製品ですから、難しい質問ですね。あえてお答えすると、当社と同じように海外にも拠点があり、管理すべき文書数が多い企業は、内部統制部門の負担が大きいので、MyQuick-ICMのように管理評価支援に特化したツールは必要不可欠だと思います。

今後の要望・期待

今後の期待などあればお聞かせください。

理想科学工業様では、今後MyQuick本体をプライバシーマーク認証更新審査にむけた個人情報管理台帳の管理、ファイルサーバーで運用している技術文書管理、ISO文書管理などに活用していきたいと考えております。インフォコム社へは、今後も優れた技術やサポート、情報の提供などを期待していますので、どうぞ宜しくお願いします。

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